Документируй все!!!

В первые годы ведения нашего бизнеса я был на 100% увлечен новым делом, мне нравилось полностью с головой уходить в этот бизнес, решать новые задачи, креативить и создавать что-то новое в нем, обходить конкурентов и стремительно расти.

Но сам того не понимая, я стал жертвой каждодневных операционных процессов. День изо дня я занимался «пожаротушениями», решениями разных срочных задач, среди которых было очень много мелких. Этот микроменеджмент сжирал практически все мое время и просто не оставлял мне сил взглянуть на свой бизнес со стороны и увидеть всю картину целиком. Когда полностью погружаешься в ежедневные рутинные процессы, появляется ложное чувство значимости и некой полезности, ты начинаешь думать, что без тебя бизнес просто не сможет функционировать, и работать иначе просто невозможно.

Что это было?

Сейчас, смотря на тот период в ретроспективе, я могу констатировать лишь одно – это был самый неэффективный период для нашего бизнеса и даже самый неэффективный период в моей жизни. Несмотря на то что я за день решал десятки различных задач и работал по 14-16 часов в сутки, мой бизнес от этого особо не выигрывал, но самое хреновое в том, что я сам от этого сильно проигрывал – я уставал, тупел и никак не развивался. Да, у меня были сотрудники, были даже моменты, когда штат сотрудников был сильно раздут, но это не сильно спасало ситуацию, а отчасти даже усугубляло – больше сотрудников означало больше времени на исправление их деятельности, постоянное обучение, трату времени на общения с ними и проверку их эмоционального состояния.

В какой-то момент я осознал, что прошел целый год, а я каждый день занимаюсь точно такими же задачами, что и ровно год назад. Это проблема очень частая, и от нее страдают большинство малых и быстрорастущих компаний.

Делайте это!

Наилучшим, а, возможно, и единственным решением является ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ бизнес процессов и стандартных процедур. На мой взгляд, именно документирование своих процессов — это самое главное отличие фрилансера от предпринимателя. Описание главных (да и не главных тоже) процессов позволит вам повысить прозрачность и подотчетность сотрудников, делегировать им большое количество мелких задач, убедиться в том, что сам процесс максимально простой и эффективный, уменьшить вероятность ошибок при решении проблем, облегчит процесс контроля за всеми операционными процессами, а также даст возможность обучать новых сотрудников при уходе «старичков» из вашего бизнеса,. Последний тезис особенно значим, ведь если ваша компания быстро росла и многие процессы держались на одном человеке, и ничего не было задокументировано, то его уход для вашей компании может быть просто фатальным.

Как документировать? Готовьтесь к тому, что это очень сложный и трудоемкий процесс, требующий от вас много усилий и усидчивости. Но если вы хотите роста и перехода вашего бизнеса в следующую фазу, то лучше попотеть. Сейчас существует не мало разных сервисов по структурированию и описанию бизнес процессов, на западе особенно популярны сервисы Pipefy и Manifestly, но они платные. Также вы можете документировать процессы в CRM системах, например, в том же Битрикс-24.

Что использую я

Но по своему опыту, самым простым в использовании и к тому же абсолютно бесплатным является Google Docs и Google Disc. Просто создавайте документы в удобной и понятной для вас и ваших сотрудников форме, структурируйте все материалы по папкам и разделам. Для компании с оборотом до 50 млн. рублей в год функционала гугла хватит с головой.

Вывод – не ведитесь на самообман своей занятости. Если вы погружены в процессы и работаете больше 12 часов в день, а бизнес при этом не растет со скоростью света, то значит вы попались в эту ловушку, и вам пора из нее вылезать

Добавить комментарий